Hier volgen enkele stappen om de overgang naar het nieuwe boekjaar zo soepel mogelijk te laten verlopen.
...
Hiervoor ga je naar Extra > Koppeling Accountview > Overnemen beginbalans. Op dit moment hoef je in AccountView verder niets te doen, ga verder naar stap 6.
Let op!
Heeft u relaties of grootboekrekeningen aangemaakt in het vorige boekjaar nadat het nieuwe boekjaar al is aangemaakt, dan dienen eerst de relaties en grootboekrekeningen geëxporteerd te worden van het vorige naar het nieuwe boekjaar.
| Info |
|---|
Heeft de boekhouding nieuwe grootboeken aangemaakt alleen in Accountview, dan is het nodig om eerst de grootboeken te importeren in autoflex. |
Dit moet vanuit autoflex worden gedaan:
- Pas eerst onder Extra > Koppeling Accountview > Instellingen Accountview de administratiecode aan naar het nieuwe boekjaar.
- Ga vervolgens naar Extra > Koppeling Accountview > Exporteer gegevens.
Hier kan je dan aanvinken wat nodig is:
- Debiteuren
- Crediteuren
- Rekeningschema
...
Hierna pas de beginbalans overnemen.
Stap 6: AccountView - Koppelen nieuwe administratie aan Autoflex
...
Administratiecode Accountview wijzigen |
|---|
 |
In Autoflex werkt de omschakeling naar het nieuwe boekjaar van AccountView heel eenvoudig: je hoeft alleen de Administratiecode te wijzigen (Extra > Koppeling AccountView > Instellingen AccountView). De administratiecode wat is ingevuld bepaalt naar welke administratie de facturen geboekt worden, zie afbeelding. |
Stap 7: Accountview - verwerken van een aanbetaling in het voorgaande boekjaar
Er heeft een aanbetaling plaatsgevonden in het voorgaande boekjaar, de openstaande post is niet zichtbaar bij de debiteur in het huidige jaar.
Er kunnen hier twee scenario's spelen:
De debiteur was al bekend in het oude boekjaar, voordat de nieuwe administratie voor het nieuwe boekjaar was aangemaakt.
De debiteur is nieuw aangemaakt in het oude boekjaar, nadat de administratie voor het nieuwe boekjaar was aangemaakt.
Een veelvoorkomende fout is dat er vanuit wordt gegaan dat bij het overnemen van de beginbalans ook recent gewijzigde of aangemaakt debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen en btw codes worden geüpdatet.
Bij het overnemen van de beginbalans wordt letterlijk alleen de beginbalans overgenomen maar voor het updaten van andere informatie zoals in bovenstaande regel is omschreven, is een export functie nodig vanuit Autoflex naar Accountview toe.
Exporteren gegevens |
|---|
 |
Voor het exporteren van bijvoorbeeld debiteuren of grootboekrekeningen open je het menu: "extra > koppeling accountview > exporteer gegevens" maak vervolgens de selectie en klik op de exporteer knop om de gegevens naar Accountview over te dragen. |
...
Als de debiteur is aangemaakt in Autoflex nadat de nieuwe administratie in Accountview is aangemaakt moet de debiteur eerst naar Accountview worden geëxporteerd.
Zie bovenstaand screenshot: via "extra > koppeling accountview > exporteer gegevens > exporteer debiteuren" kun je een recente kopie van de debiteuren overdragen aan Accountview.Maak een Proforma factuur aan in Autoflex in plaats van een factuur.
De debiteur doet een aanbetaling, er wordt pas geleverd wanneer het totale bedrag is voldaan.
Wanneer het totale bedrag is voldaan worden goederen geleverd en krijgt de debiteur een volwaardige factuur.
...