Page Comparison

De module Planning is alleen zichtbaar als je deze module hebt.Hoe werkt de planning? Welke gegevens worden getoond in planning scherm? Hoe stel ik de capaciteit in voor de planning? Waar staan de Huur & Leen voertuigen? Hoe hou ik ziekte dagen bij?
Bekijk ook de betreffende instructievideo: Webinar / Workshops

Bekijk ook onze instructievideo’s: Werkplaats module en Inkoop en Verkoop module.

Planning

Uitleg over het planningscherm

Met de module Planning kun je afspraken inplannen en beheren. In een oogopslag zie je welke werkzaamheden gepland staan, bij welke monteur en/of er een leenauto mee gaat of het een wachtende klant betreft.

Werkplaats → Planning

Image RemovedDe planning starten via: menu: werkplaats → planning

Image Added

De nummers in het scherm worden hieronder uitgelegd

...

...

...

De planning is een kalender die gevuld is met werkorders en andere plannings items:

Planning scherm

Image Removed

1.	Navigatie, geef hier aan welke dagen je zichtbaar wilt hebben in je planning
Image Modified	Hiermee ga je één periode terug in de Planning
Image Modified	Hiermee ga je één dag terug in de Planning
Image Modified	Hier kun je handmatig een datum ingeven om naartoe te gaan
Image Modified	Hiermee ga je terug naar de datum van vandaag
Image Modified	Hiermee ga je één dag verder in de Planning
Image Modified	Hiermee ga je één periode verder in de Planning

2.	Aanmaken van een nieuwe werkorder
Image Modified	Maak direct een nieuwe werkorder aan vanuit de

werkorder

Planning

Staat je personeel hier niet?

...

3.	Aanmaken van een nieuwe werkorder
Sleep

het aantal uur waarvoor je een Werkorder wil aanmaken of selecteer een knop

een van deze knoppen naar de planning om vrije dagen, ziekte of een reservering in te plannen.
Image Modified	Reserveren van tijd

Image Removed

Image Added

Vrije dag voor de werknemer

Image Removed

Image Added

Vrije invoer

Image Removed

Image Added

Ziek

1. Klik aan hoeveel dagen je zichtbaar wilt hebben in de planning, keuze uit 14 dagen, 7 dagen, 5 dagen of 1 dag

2. Monteurs die je kunt gaan inplannen.

3. Orders die nog niet zijn gekoppeld aan één of meerdere monteurs worden onderin bij de monteur met het vraagteken. Je kunt een order toewijzen door deze te verslepen naar de betreffende monteur.

4. Groene achtergrond geeft aan de uren die beschikbaar zijn bij de monteur(s)n. Deze werktijden worden ook gebruikt voor het berekenen van de capaciteit per dag (balk bovenaan, met de tekst uren beschikbaar: x).
   In principe is de capaciteit het verschil tussen het aantal beschikbare uren en afhankelijk van de instelling het aantal uren dat gepland is per werkorder of het aantal uren in de planning (dus lengte van de afspraak zoals getoond in de planning zelf).
   De beschikbare uren worden bepaald door:

   • De ingevoerde werktijden per monteur (hiervoor moet bij de medewerker wel de functie 'Monteur' aangevinkt zijn)

   • Als bij een monteur voor een dag aangegeven is dat hij ziek is of vrij, of als er uren zijn gereserveerd dan worden deze uren afgetrokken van het totaal aan beschikbare uren

   • Ook de uren ingepland onder 'Vrije invoer' worden afgetrokken van het aantal beschikbare uren

   • En als laatste worden ook de ingevoerde pauzes hiervan afgetrokken

...

4.	Weergave van het aantal dagen
Image Modified	Kies voor de weergave van het aantal zichtbare dagen in de planning, keuze: 14 dagen 7 dagen, hele week 5 dagen, werkweek 1 dag, voor alle detail informatie

Schakelen tussen werkorder- en huur en leen planning

Knop weergave rechts boven
Image Added
Via de weergave knop rechts boven schakel je tussen Gecombineerd scherm: Werkorderplanning en Huur en leen eronder Alleen werkorders tonen Alleen huur en leen voertuigen tonen

5.	Linker balk
	In de

linkerbalk

linker balk staat de volgende informatie
Image Modified	A: De capaciteit voor de werkplaats Deze regel kan worden verborgen, zie: Planning

-

instellingen
Image Modified	B: De monteurs Alle werknemers die de rol monteur hebben, gesorteerd op:

volgorder

volgorde in planning
Image Modified	C: Geen monteur aanwezig op deze orders
Image Modified	D: Via de Online afspraken aangemaakt afspraken die klaar staan om ingepland te worden
Image Modified	E: De overige werknemers Alle overige werknemers waarbij het vinkje: Gesorteerd op verkorte naam
Image Added	F: Huur en leen Overzicht van de Huur & Leen voertuigen De Voertuigen worden gesorteerd per categorie, eerst de auto’s en daarna de fietsen Het laatste icon is voor een onbekende Huur & Leen voertuig

7.	Werkorder item
Image Added	Order item Van links naar rechts: Aanduiding voor haal en brengen of vervangend vervoer zoals een auto of fiets Kenteken Korte omschrijving
Image Added	Groene rand en groen blokje, het voertuig is aanwezig gemeld
Image Added	Oranje rand en oranje blokje, het voertuig is afwezig gemeld
Image Added	Gearceerd balk, deze order is verwerkt naar factuur
Image AddedImage Added	Pijl naar links, de order heeft een eerdere startdatum Pijl naar rechts, de order heeft een latere einddatum

8.	Tooltips
Image Added	Tooltip: Order nummer: Het nummer van de order Beschrijving: De beschrijving van de order Van: Startdatum in planning van order Tot: Einddatum in planning van order Relatie: De relatie van de order

9.	Huur & Leen
Image Added	Huur & Leen voertuigen in de planning Alle aangegeven huur en leenvoertuigen Auto’s en Fietsen En voertuig onbekend

Planning details

• Vanuit de planning kunnen er orders worden aangemaakt door bij de betreffende monteur met de muis te slepen. Hierbij kan ook de tijdsduur van de order worden bepaald.

• Na het loslaten zal er een werkorder worden aangemaakt en geopend voor de gekozen monteur, begin en eindtijd. Deze kun je achteraf zowel in de werkorder als in de planning aanpassen door de order te verplaatsen naar een andere monteur of door op de afspraak te klikken en hier de tijden aan te passen.

• Door met

...

• de

...

• linkermuisknop op een order te klikken word er aanvullende informatie getoond. Hier kun je bijvoorbeeld rechtstreeks de omschrijving, begin- en eindtijd, de orderomschrijving aanpassen, maar ook reparatiehistorie raadplegen, de werkorder printen of afspraakbevestiging mailen.

Reserveren

...

Dialoog voor: Reserveren, vrije dag, vrije invoer of ziek

...

...

De verschillende dialogen hebben alle 4 dezelfde opbouw, vul de volgende velden in

1. Datum van

2. Datum tot

3. Soort, keuze uit: Reserveren, Vrije dag, Vrije invoer of ziek

4. Personeelslid, kies 1 personeelslid

   1. of: Alle personeelsleden

5. Omschrijving

Bestaande Reserveringen kunnen ook verwijderd worden.

Werkorder

...

Werkorder aanmaken

...

...

Maak een nieuwe werkorder, en vul de volgende velden

1. Gekoppelde monteur

2. Planning datum van

3. Planning datum tot

4. Relatie of Contant

5. Voertuig of onbekend

6. Omschrijving of vrije tekst

...

Werkorder bekijken of aanpassen

...

...

De werkorder details kun je in dit scherm bekijken en een aantal gegevens kun je ook aanpassen

1. Gekoppeld voertuig

2. Gekoppelde relatie

3. Werkorder, gegevens

   1. Kleur van de omschrijving

   2. Omschrijving zelf

   3. Acties die uitgevoerd moeten worden

4. Gekoppelde monteur(s)

   1. Met icoon: ‘prullenbak’ ontkoppel je de monteur

   2. met icoon: '+' voeg je een monteur toe

5. Afspraak details

   1. De soort afspraak

   2. Halen / brengen informatie

   3. Vervangend vervoer, auto of fiets

6. Plannings datum+tijd van

7. Plannings datum+tijd tot

8. Gekoppeld voertuig aan/af- wezig melden

9. Historie van het gekoppelde voertuig

10. E-mail sturen naar de gekoppelde relatie

Online afspraken

...

Online afspraken lijst

...

...

Overzicht van alle online afspraken die klaar staan om ingepland te worden

1. Selecteer 1 regel,

   1. De planning springt naar de datum van de afspraak

   2. De afspraak zelf opent, om deze om te zetten naar een werkorder

...

Online afspraken detail

...

...

Het bewerken van de online afspraak om deze om te zetten naar een werkorder

1. Informatie zoals de klant de afspraak heeft aangemaakt

2. Datum van de afspraak

3. Kenteken

   1. '+' Als het een onbekende kenteken is dan kun je hier het voertuig direct aanmaken

   2. 'x' Verwijder koppeling tussen dit voertuig en deze afspraak

4. Merk/Model

5. Tellerstand

6. Relatienummer

   1. ‘loep’ Zoek in alle bestaande relaties, zodra je een relatie kiest zal deze gekoppeld worden aan deze afspraak

   2. 'x' Verwijdere koppeling tussen deze relatie en dit voertuig

7. Volledige naam

   1. ‘persoon' maak een nieuwe relatie aan op basis van deze ingevoerde NAW gegevens

8. NAW gegevens

9. Telefoon nummer

   1. '+' Dit telefoonnummer is nog niet bekend bij deze klant, hiermee voeg je dit nummer toe

10. Omschrijving, zoals de klant deze heeft ingevoerd

11. Relaties gevonden op postcode
    Alle relaties die gevonden zijn op de ingegeven postcode worden getoond, met het ‘link’ icoon kan deze relatie aan de afspraak gekoppeld worden.

...

De afspraak kan worden omgezet naar een werkorder, zodra alle gegevens zijn aangevuld en er een relatie en voertuig is gekoppeld.

Iconen in de planning

Wat betekenen de iconen in het planningsscherm?

• Orders die nog niet zijn gekoppeld aan een of meerdere monteurs worden onderin bij de monteur met het vraagteken. Je kunt een order toewijzen door deze te verslepen naar de betreffende monteur.

• Groene achtergrond geeft aan de uren die beschikbaar zijn bij de monteur(s)n. Deze werktijden worden ook gebruikt voor het berekenen van de capaciteit per dag (balk bovenaan, met de tekst uren beschikbaar: x).
  In principe is de capaciteit het verschil tussen het aantal beschikbare uren en afhankelijk van de instelling, het aantal uren dat gepland is per werkorder of het aantal uren in de planning (dus lengte van de afspraak zoals getoond in de planning zelf).

Iconen gebruikt in een werkorder afspraak

In een werkorder afspraak regel heeft het eerste icoon het soort afspraak aan:

Icoon	Iconen per afspraak
Image Modified	Vervangend vervoer niet van toepassing
Image Modified	Klant wacht
Image Modified	Klant terugbrengen en ophalen
Image Modified	Klant terugbrengen, klant haalt zelf op
Image Modified	Klant brengt, auto terugbrengen
Image Modified	Voertuig halen en brengen
Image Modified	Voertuig halen, klant haalt zelf op
Image Modified	Wisselen auto
Image Modified	Vervangend vervoer - voertuig

Image Removed

Image Added

Vervangend vervoer - fiets

Afspraak maken via de Autoflex APP?

Instellingen per gebruiker

Daarnaast zijn er nog een aantal instellingen die per gebruiker apart ingesteld kunnen worden.
Deze instellingen kunnen via Instellingen → Personeelsleden → tabblad Planning worden gewijzigd.

Op tab Planning

• Niet op de planning tonen → gebruiker wordt niet in de planning weergegeven.

• Volgorde in planning → bepaalt de volgorde in de planning voor de gebruiker. Hier voer je simpel weg een nummer in. 

• Planning in apart venster →  opent de planning in een nieuw venster zodat deze op bijvoorbeeld een 2e beeldscherm weergegeven kan worden. Als je dit aanzet wordt de planning beeldvullend getoond.

Globale instellingen

In het instellingen scherm is een tabblad Planning.

...

Weergave vanaf → planning startijd.

...

Weergave tot → planning eindtijd.

...

Zaterdag niet tonen → zaterdag wel of niet tonen in de planning.

...

Zondag niet tonen  → zondag wel of niet tonen in de planning.

...

Toon capaciteit → toont op de 1e rij een rode of groene balk met daarin het aantal uren dat nog ingepland kan worden.

...

Verdere informatie

Gerelateerde artikelen

...