Een veelgestelde vraag:
Ik werk met de module multivestiging en wil alles per administratie zoveel mogelijk gescheiden hebben. Hoe kan ik dat het beste inrichten?
Antwoord
Doordat er met meerdere administraties wordt gewerkt, kan de standaard wijze van opslaan van ‘zelf aan te passen rapporten en brieven’ onoverzichtelijk worden. U kunt dan het beste per administratie een map aanmaken daarin alle bestanden lay-outs, brieven eb aangepaste rapporten.
Grofweg bestaat de aanpassing uit 2 stappen:
Stap 1
1. Op bestandniveau de mappen opnieuw indelen (zie afbeelding)
2. De verwijzingen naar de nieuwe bestandslocaties in Autoflex aanpassen.
Hier volgt een overzicht van de te volgen stappen:
1. Maak eerst een volledige back-up van de map AFLWIN.
2. Deel de mappen opnieuw in volgens onderstaand schema
In het bovenstaande voorbeeld staan in de oude situatie de aangepaste rapporten in de map o:\aflwin\custrepjanssen en de factuur lay-outs in de map o:\aflwin\custrepjanssen\std. In de nieuwe situatie zijn de mappen ‘custrepjanssen’ en ‘custreppieters’ verplaatst naar de mappen waar ook de data staat. Het zijn nu dus submappen van de administratiemap geworden. Hetzelfde geldt voor de map STD waar o.a. de lay-outs voor de facturering in staan. Maak hiervoor een submap aan in de administratiemap met de naam layouts. De map STD verplaats u vervolgens naar deze nieuwe map.
3. Pas voor elke administratie de instelling aan van het veld ‘aangepaste dir. Rapporten’ in het scherm extra -> opties tabblad koppelingen en paden.
4. Ga naar het scherm Systeem -> facturering -> klantcategorieën en corrigeer de paden van de lay-outs.
5. Controleer of de doorgevoerde instelling werken door bij elke lay-out een keer te klikken op wijzigen. U moet dan de betreffende lay-out op het scherm te zien krijgen. Denk ook aan het tabblad “Aanmaningen”.