Verzamelfacturen

Owned by Martijn de Bondt
Last updated: 13 Aug 2024 by Dustin Baas
4 min read

Verzamelfacturen gebaseerd op leverbonnen vormen een cruciaal onderdeel van het bedrijfsproces voor vele organisaties. Deze facturen helpen bedrijven bij het nauwkeurig en efficiënt vastleggen van hun transacties, terwijl ze tegelijkertijd de financiële administratie en boekhouding stroomlijnen.

Een leverbon is een document dat de goederen beschrijft die worden geleverd aan een klant. Dit document dient vaak als bewijs van levering en bevat belangrijke informatie zoals de datum van levering, de specificaties van de geleverde goederen, en soms de prijzen van deze goederen.

Verzamelfacturen, aan de andere kant, zijn facturen die de informatie van meerdere leverbonnen bundelen. In plaats van voor elke levering een aparte factuur te versturen, consolideert een verzamelfactuur meerdere transacties over een bepaalde periode, zoals een week of een maand. Dit biedt een overzichtelijke en geconsolideerde blik op de transacties tussen het bedrijf en de klant.

Het gebruik van verzamelfacturen gebaseerd op leverbonnen kan aanzienlijke voordelen bieden. Dit omvat het verminderen van administratieve lasten, het verbeteren van cashflowmanagement en het vergemakkelijken van de afstemming van de boekhouding. Ondanks deze voordelen vergt het proces van het creëren van verzamelfacturen op basis van leverbonnen nauwkeurigheid, aandacht voor detail en grondige kennis van zowel de leverings- als de facturatieprocessen.

 

Video

Verzamelfacturering

Instellen van verzamelfacturering bij een relatie

Multi-vestiging

Verzamelfacturen werken per vestiging/organisatie. M.a.w. orders die op een verzamelfactuur terecht komen kunnen alleen van 1 vestiging/organisatie verzameld worden, financieel blijven orders → facturen binnen 1 vestiging/organisatie.

  1. Navigeer naar Relaties / Relaties (menu item)

  2. Rechts onderin is nu te kiezen voor Verzamelfactuur voorkeur

  3. Activeren betekent dat werkorders voor deze relatie de voorkeur krijgen om verwerkt te gaan worden in een verzamelfactuur. Dit is per werkorder nog uit te sluiten.

Relatie - Algemeen

Relatie - Algemeen

 

Voorkeur aangeven in het relatie scherm


Een werkorder verwerken

  1. Maak een werkorder aan via Werkplaats → Werkorders → Nieuw ( + )

  2. Op het tabblad verwerken staat nu standaard Naar verzamelfactuur aangevinkt, omdat de gekozen relatie de Verzamelfactuur voorkeur aan heeft staan

  3. De verwerken knoppen zijn nu in groen gekleurd om onderscheid te maken tussen werkorder naar factuur verwerken of werkorder naar leverbon verwerken

Werkorder - verwerken

Werkorder - verwerken

 

  1. Bij het verwerken van een werkorder, kies: Naar verzamelfactuur

  2. Deze staat al aangevinkt als bij de relatie, verzamelfactuur voorkeur aan heeft staan

  3. In plaats van factuur wordt er een leverbon gemaakt

  1. Bij het afdrukken van de werkorder (bijv. groene print knop) wordt de werkorder verwerkt naar een leverbon

  2. Het afgedrukte resultaat is een leverbon voor de klant of eigen administratie, het grootste verschil met een factuur is dat de aparte regels op de leverbon niet in totalen zijn opgeteld. Ook heet het document Leverbon i.p.v. Factuur

Leverbon afdruk voorbeeld

Leverbon afdruk voorbeeld

 

Op de leverbon worden geen totalen getoond

De verwerkte werkorder als leverbon is nu gereed om meegenomen te worden op een verzamelfactuur via verzamelfacturering

Let op! Een leverbon is niet meer te wijzigen, mocht er toch een correctie uitgevoerd moeten worden, zijn er twee work-arounds mogelijk: Een extra leverbon maken waarop een correctie vermeld is of de leverbon welk gewijzigd dient te worden doorzetten naar factuur, om vervolgens deze factuur te crediteren en een nieuwe order aan te maken.

Verzamelfacturering verwerken van leverbonnen

  1. Navigeer naar Facturen → Verzamelfacturering

  2. Het getoonde overzicht toont nu de te verwerken verzamelfacturen indien er leverbonnen voor een relatie klaar staan

Facturen → Verzamelfacturering

Facturen → Verzamelfacturering

 

Het overzicht toont alle relaties waarvoor verzamelfacturen gemaakt kunnen worden

Klik op de ' + ' in de kolom verzamelf. om de verzamelfactuur voor deze relatie aan te maken

Verzamelfactuur detail

Verzamelfactuur detail

 

Detail verzamelfactuur

  1. Controleer of alle bestelbonnen voor deze verzamelfactuur zijn aangevinkt

  2. Check het aantal bonnen

  3. Maak de verzamelfactuur

De verzamelfactuur bestaat in dit geval uit 2 leverbonnen, welke als ze beide zijn geselecteerd, worden samengevoegd naar 1 factuur.

Door te klikken op de verwerkingsknoppen (nu blauw) i.v.m. verwerken naar factuur wordt de factuur gegenereerd. De factuur bestaat uit een voorblad, zijnde de opsomming van de leverbonnen en de vervolgpagina’s

Voorblad van de Verzamelfactuur

Voorblad van de Verzamelfactuur

 

Het voorblad toont de opsomming en totalen van de leverbonnen

Overzicht van de verzamelfacturen

  1. Navigeer naar Facturen → Facturen (menu items)

  2. Het overzicht toont de verzamelfactuur met een ' V ' in het icoontje en als omschrijving Verzamelfactuur

Verzamelfactuur in het facturen overzicht

Verzamelfactuur in het facturen overzicht

 

Overzicht van de facturen, een verzamelfactuur heeft een 'V' als kenmerk

Het detail van de verzamelfactuur

Het detail van de verzamelfactuur

 

De factuur details toont de verzamelfactuur PDF en de daarbij horende leverbonnen in het overzicht

Factuur versus Verzamelfactuur flow

Normale factuur flow

Normale factuur flow

 

Verzamelfactuur flow

Verzamelfactuur flow

 

Verschil Factuur en Verzamelfactuur

Verschil Factuur en Verzamelfactuur

 

 

Blauwe knoppen: werkorder verwerken naar factuur

Groene knoppen: werkorder verwerken naar leverbon als onderdeel van een verzamelfactuur