Verzamelfacturen gebaseerd op leverbonnen vormen een cruciaal onderdeel van het bedrijfsproces voor vele organisaties. Deze facturen helpen bedrijven bij het nauwkeurig en efficiënt vastleggen van hun transacties, terwijl ze tegelijkertijd de financiële administratie en boekhouding stroomlijnen.

Een leverbon is een document dat de goederen beschrijft die worden geleverd aan een klant. Dit document dient vaak als bewijs van levering en bevat belangrijke informatie zoals de datum van levering, de specificaties van de geleverde goederen, en soms de prijzen van deze goederen.

Verzamelfacturen, aan de andere kant, zijn facturen die de informatie van meerdere leverbonnen bundelen. In plaats van voor elke levering een aparte factuur te versturen, consolideert een verzamelfactuur meerdere transacties over een bepaalde periode, zoals een week of een maand. Dit biedt een overzichtelijke en geconsolideerde blik op de transacties tussen het bedrijf en de klant.

Het gebruik van verzamelfacturen gebaseerd op leverbonnen kan aanzienlijke voordelen bieden. Dit omvat het verminderen van administratieve lasten, het verbeteren van cashflowmanagement en het vergemakkelijken van de afstemming van de boekhouding. Ondanks deze voordelen vergt het proces van het creëren van verzamelfacturen op basis van leverbonnen nauwkeurigheid, aandacht voor detail en grondige kennis van zowel de leverings- als de facturatieprocessen.

- 1.1 Video
2 Verzamelfacturering
3 Factuur versus Verzamelfactuur flow

Video

Verzamelfacturering

Instellen van verzamelfacturering bij een relatie

Multi-vestiging

Verzamelfacturen werken per vestiging/organisatie. M.a.w. orders die op een verzamelfactuur terecht komen kunnen alleen van 1 vestiging/organisatie verzameld worden, financieel blijven orders → facturen binnen 1 vestiging/organisatie.

Navigeer naar Relaties / Relaties (menu item)
Rechts onderin is nu te kiezen voor Verzamelfactuur voorkeur
Activeren betekent dat werkorders voor deze relatie de voorkeur krijgen om verwerkt te gaan worden in een verzamelfactuur. Dit is per werkorder nog uit te sluiten.

Relatie - Algemeen

Relatie - Algemeen

Voorkeur aangeven in het relatie scherm

Een werkorder verwerken

Maak een werkorder aan via Werkplaats → Werkorders → Nieuw ( + )
Op het tabblad verwerken staat nu standaard Naar verzamelfactuur aangevinkt, omdat de gekozen relatie de Verzamelfactuur voorkeur aan heeft staan
De verwerken knoppen zijn nu in groen gekleurd om onderscheid te maken tussen werkorder naar factuur verwerken of werkorder naar leverbon verwerken

Werkorder - verwerken

Werkorder - verwerken

Bij het verwerken van een werkorder, kies: Naar verzamelfactuur Deze staat al aangevinkt als bij de relatie, verzamelfactuur voorkeur aan heeft staan In plaats van factuur wordt er een leverbon gemaakt

Bij het afdrukken van de werkorder (bijv. groene print knop) wordt de werkorder verwerkt naar een leverbon
Het afgedrukte resultaat is een leverbon voor de klant of eigen administratie, het grootste verschil met een factuur is dat de aparte regels op de leverbon niet in totalen zijn opgeteld. Ook heet het document Leverbon i.p.v. Factuur

Leverbon afdruk voorbeeld

Leverbon afdruk voorbeeld

Op de leverbon worden geen totalen getoond

De verwerkte werkorder als leverbon is nu gereed om meegenomen te worden op een verzamelfactuur via verzamelfacturering

Let op! Een leverbon is niet meer te wijzigen, mocht er toch een correctie uitgevoerd moeten worden, zijn er twee work-arounds mogelijk: Een extra leverbon maken waarop een correctie vermeld is of de leverbon welk gewijzigd dient te worden doorzetten naar factuur, om vervolgens deze factuur te crediteren en een nieuwe order aan te maken.