Document beheer

Owned by Pettrie de Bondt
Last updated: 03 Nov 2024
3 min read

Hoe voeg je documenten zoals PDF toe aan jou werkorder? Waar bewaar je de vervoersdocumenten handig?

Interesse in de module Document beheer?
Mocht je deze module nog niet hebben, neem dan contact met ons op.

Met de module Document beheer kun je op bijna alle plaatsen in Autoflex documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen. Zo kun je bij jou relaties informatie bewaren over de relatie zodat alle informatie direct bij de hand is. Ook kan het handig zijn om meetgegevens en bonnetjes direct bij de werkorder te bewaren, dit kan handig met Document beheer.

Let op! We hebben deze module vooral gemaakt voor het gebruik van:

  • PDF documenten

  • Plaatjes, van het JPG of PNG formaat

Uitleg

Bij de items binnen Autoflex is het document beheer zichtbaar aan de tab: Documenten. Document beheer is beschikbaar in bij de volgende items:

  • Relaties

  • Voertuigen

  • Inkoop Voertuig, Verkoop voertuig

  • Werkorder

  • Onderdelen, Inkoop onderdelen

Tab - Documenten

Tab - Documenten

 

  1. De tab: Documenten/Docs is beschikbaar

  2. Je kan documenten toevoegen via Drag/Drop

  3. Of door op upload te klikken en de juiste bestanden te kiezen

Overzicht van de documenten

Relaties

Relaties

 

Documenten toevoegen aan bijvoorbeeld relaties.

Onder de tab document zie je een actie balk met de volgende acties:

Actie

 

Actie

 

 

Toevoegen van één of meerdere documenten aan het item.

Als je één document toevoegt dan wordt na het uploaden direct het bewerkt scherm getoond

 

Het direct bekijken (preview) van het document. Dit kan via deze knop of door op de link van het document zelf te klikken. De preview is beschikbaar voor documenten met deze extensie: PDF, PNG en JPG.

Document informatie wijzigen.

Document acties

Toevoegen van een document

Toevoegen van een document

Voeg bestanden toe en gebruik de omschrijving van het bestand om wijzig deze direct.

  1. Je kan documenten toevoegen via Drag/Drop

  2. Of door op upload te klikken en de juiste bestanden te kiezen

LET OP: Je kan direct één of meerdere bestanden toevoegen

Wijzigen van een document

Wijzigen van een document

Wijzig de details van het document, zoals de Omschrijving of bestandsnaam

Bekijk het document

Bekijk (preview) van het document

Bekijk (preview) van het document

 

Selecteer het gewenste document, de regel wordt nu blauw

  1. Klik op het oogje icoon

  2. Of klik op de link van het bestand voor de preview

Ingescande documenten worden niet mee geëxporteerd naar boekhoudpakketten. Een inkoopfactuur dient daarom alsnog in het boekhoudpakket te worden geüpload. Vaak gebeurt dit door deze naar een specifiek mailadres te mailen, de boekhouding doet dan de rest.


Gerelateerde artikelen