Online afspraken module werkwijze

Met de module Online afspraken kunnen klanten afspraken maken via jouw website. De afspraken importeer je in de planning van Autoflex.

Interesse in de module Online afspraken?
Mocht je deze module nog niet hebben, klik hier om contact met ons op te nemen.

Werken met de vernieuwde Online afspraken module?

Werken met de vernieuwde Online afspraken module?

Wil je gaan werken met de vernieuwde Online afspraken module? Stuur dan een e-mail naar: info@autoflex.nl

Klik op onderstaande link voor de stappen die je webbouwer moet nemen om de vernieuwde module in te stellen: Online Afspraken - voor de website bouwer



De volgende onderwerpen worden hieronder besproken: 

Stap 1. Algemene instellingen

Ga naar Extra > Online Afspraken om de instellingen te kunnen wijzigen:

Ga naar Extra > Online Afspraken om de instellingen te kunnen wijzigen:

Vervolgens opent dit venster:

Algemeen:

Hier kan je de volgende instellingen wijzigen:

  • Dag vrijgeven indien minimaal aantal uren beschikbaar.
    De beschikbare uren worden uit de planning gehaald, LET WEL OP! dat je altijd de planning synchroniseert, anders kent de online afspraken de beschikbare uren niet.

  • Komende aantal dagen blokkeren.
    Hiermee kan je een aantal dagen vanaf vandaag blokkeren in de planning, voorbeeld: vandaag is het 2 februari, stel in 2, nu zijn 3 en 4 februari geblokkeerd.

  • Zaterdag altijd geblokkeerd.

Teksten:

Hier kan je de teksten aanpassen welke de klant krijgt te zien krijgt bij het maken van een afspraak.

  • Bij Tekst stap 1 zie je de tekst welke de klant ziet op de eerste pagina van de online afspraken:

  • Bij Tekst laatste pagina zie je de tekst welke de klant te zien krijgt na het maken van een afspraak:

Bedrijfsgegevens:

Hier kan je de bedrijfsgegevens aanpassen.

  • Bij Emailadres kan je aanpassen op welk mail adres een mail binnenkomt wanneer een klant een online afspraak maakt.

  • Bij Email instellingen worden de mail instellingen standaard ingevuld welke ook onder Extra > Opties > E-mail/Outlook staan ingevuld. Deze kan je aanpassen als dit nodig is.

Let op dat je na het wijzigen van de instellingen altijd op de knop: Uploaden klikt. Anders worden de wijzigingen niet toegepast.

Stap 2. Recepturen/reparaties uploaden

Om te bepalen waar klanten een afspraak voor kunnen maken kan je recepturen exporteren.

1: Receptuur openen

1: Receptuur openen

Selecteer het juiste receptuur en open dit door te dubbelklikken, of met de knop Stamgegevens

 

2: Receptuur online beschikbaar maken

2: Receptuur online beschikbaar maken

Zet het vinkje 'Toon in onlineplanning' aan om dit receptuur op jouw website te tonen. Herhaal deze stappen voor alle recepturen die je op de website wil tonen. 

3: Recepturen exporteren

3: Recepturen exporteren

Klik linksonder op Exporteer om de recepturen op de website te tonen. 

Stap 3. Controleren op de website

Heeft je webbouwer de widget op de website geplaatst dan kun je daar controleren hoe het eruit ziet. 

Resultaat controleren

Resultaat controleren

Controleer vooral of bij 'Werkzaamheden' de recepturen zichtbaar zijn die je geselecteerd hebt. Doorloop anders stap 2 nog een keer goed. 

 

Stap 4. Beschikbare dagen 

Beschikbare dagen om een afspraak te maken worden bepaald door de planning. Zit een dag in jouw planning vol, dan wordt deze online geblokkeerd. Dit kun je echter ook handmatig doen. 
Door vanuit de planning te synchroniseren worden deze gegevens online ververst. 

1: Beschikbare uren in planning

1: Beschikbare uren in planning

In het planbord zie je hoeveel uren nog beschikbaar zijn.
Klik hier voor uitleg over het instellen van beschikbare uren. 

LET OP:
Het is momenteel nog niet mogelijk om de voorkeurstijden voor de online afspraken aan te passen!

2: Dag blokkeren

2: Dag blokkeren

Zet het vinkje 'Onl. vol' aan om een dag te blokkeren, ongeacht beschikbare uren

3: Synchroniseren

3: Synchroniseren

Druk linksonder op Synchr. onl. plan. om jouw planning online te zetten. Dit haalt tevens nieuwe online afspraken binnen. Wij adviseren dit daarom ieder uur te doen. 

Stap 5. Nieuwe afspraken verwerken

Zodra je de online planning synchroniseert worden je beschikbare uren bijgewerkt, maar ook nieuwe afspraken binnengehaald.

1: Melding in planbord

1: Melding in planbord

Linksonder in het planbord verschijnt een melding over te behandelen afspraken. Dubbelklik hierop om de afspraken te tonen. 

2: Onbehandelde afspraken

2: Onbehandelde afspraken

De nieuwe afspraken komen niet direct op de geplande datum en tijd te staan. Ze worden op 1 regel verzameld, waarna je zelf bepaalt hoe je ze daadwerkelijk inplant. Als je dubbelklikt op een afspraak zie je de details die door de klant ingevuld zijn. 

Let op: Zorg dat je regelmatig gebruik maakt van de synchronisatie knop in de planning, om uw nieuwe afspraken binnen te halen en beschikbare uren aan te passen.

Stap 6. Afspraak definitief maken

Klik met de rechtermuisknop op de afspraak en kies voor Ga naar afspraakdatum. Vervolgens sleep je de afspraak naar de monteur die aan de auto zal gaan werken.
De stamgegevens van de afspraak worden geopend.

1: Relatie koppelen of toevoegen

1: Relatie koppelen of toevoegen

Autoflex zoekt (op postcode en huisnummer), of de relatie al bekend is.
Met de knop Koppel aan afspraak koppel je de geselecteerde relatie. Is de relatie nog niet bekend, dan klik je op Maak ontbrekende data aan.

2: Afspraak compleet maken

2: Afspraak compleet maken

Pas waar nodig de datum en tijd aan, voeg een leenauto toe, en maak een werkorder aan. De afspraak is definitief als je klikt op Opslaan en sluiten

Stap 7. Afspraakbevestiging sturen

SMS, Email of WhatsApp

SMS, Email of WhatsApp

Via deze knoppen stuur je een bevestiging naar de klant.
Kijk ook eens naar: Autoflex 9 - E-mail sjabloon creëren of aanpassen of Autoflex 9 - SMS / WhatsApp


Gerelateerde artikelen