$ Online afspraken

Owned by Pettrie de Bondt
Last updated: 15 Nov 2024 by Robin de Bondt
4 min read

Met de module Online Afspraken kunnen jouw klanten afspraken maken via je eigen website, de gemaakte afspraken komen automatisch in de planning.

Interesse in de module Online Afspraken?
Mocht je deze module nog niet hebben, neem dan contact met ons op.

Integratie Stuur als eerste de code, die je hebt ontvangen door Autoflex naar je webbouwer.
De webbouwer zet de code op de gewenste plek van de website, en stuur de link van deze pagina mee.

Algemene instellingen

Instellingen

Instellingen

Onder instellingen, vind je onder tabblad ‘planning’ verschillende instellingen voor de online planning

Bovenstaande instellingen zorgen dat bij de kleuren correct worden ingevuld op de website. Waardes zijn zelf aan te passen en afhankelijk van het aantal monteurs en beschikbare aantal uren.

Veldnaam

Functie

  1. Email

email adres

Mail adres in waarop je de gemaakte afspraken wilt ontvangen

  1. Komende ... Werkdagen geblokkeerd (grijs)

aantal dagen

Hier kun je aangeven hoeveel komende dagen je wilt blokkeren in de planning. Dit kun je zien als een buffer. Vul hier 0 in als je geen komende dagen wil blokkeren

  1. Dag vrijgeven indien minimaal … uren beschikbaar (groen)

aantal uren

Vul hier het minimum aantal uur in waarop je wilt dat de dag beschikbaar    is in de online planning. Bijv. als je hier 4 invult is de dag in de online planning geblokkeerd als er minder dan 4 uur beschikbaar is om te plannen. Dit kun je zien als een buffer.

  1. Redelijk vol bij … Uren beschikbaar (oranje)

aantal uren

Tot en met het aantal ingestelde uren wordt deze dag oranje aangegeven, tenzij de dag bijna vol is, en kan de klant deze dag kiezen

  1. Bijna vol bij … Uren beschikbaar (rood)

aantal uren

Minmaal aantal uren beschikbaar voor de kleur oranje

  1. Op zaterdag niet open

checkbox (zoals ingesteld onder tab Algemeen)

Zet hier een vinkje als je wilt dat zaterdag standaard niet zichtbaar is in de online planning

  1. Op zondag niet open

checkbox (zoals ingesteld onder tab Algemeen)

Zet hier een vinkje als je wilt dat zondag standaard niet zichtbaar is in de online planning

  1. Eerste stap

tekst

Hier kan je de online planning een titelnaam geven

  1. Laatste stap, tekst

tekst

Tekst die getoond wordt bij het afronden van de afspraak

  1. Voettekst

tekst

Voer hier een tekst in tbv. bijv. AVG: 'Met het versturen van deze aanvraag gaat u akkoord dat wij de door u opgegeven gegevens opslaan en verwerken.'

image-20241115-105917.png

Resultaat op de website

Werkzaamheden keuze mogelijkheden

Voorbeeld van de wizard

Voorbeeld van de wizard

Hier kun je vooraf ingestelde werkzaamheden opgeven zodat een klant van te voren kan aangeven waarvoor die komt.

Het toevoegen, aanpassen of verwijderen van de keuzemogelijkheden gaat als volgt:

Klik rechts bovenin op je profiel icoon en ga naar Instellingen.
Klik op Recepturen.
Nu zie je de lijst met recepturen.
Hierin kan je een nieuwe receptuur maken of een bestaande aanpassen.

Wanneer je wil dat een receptuur als werkzaamheid wordt getoond dan moet het vinkje aanstaan bij Toon in online afspraken.


      3. Klik vervolgens op  om de keuzemogelijkheid op te slaan.
      4. In het overzicht van recepturen kun je duidelijk zien welke op de website zichtbaar zijn.

 

Tip

Zorg dat je minimaal 1 reparatie keuze hebt, dit is van belang voor een betere lay-out van de online planning.

Dagen blokkeren

Welke dag nog beschikbaar is om een afspraak te maken bepaalt u zelf aan de hand van de planning.
klik met de linker muisknop op ‘beschikbaar’ bij de dag die je wilt blokkeren in de planning. Klik vervolgens op ‘dag blokkeren voor online afspraken’.

Op dezelfde manier kan je ook een dag weer deblokkeren.

Gemaakte afspraak afhandelen in Autoflex

Zodra klanten online een afspraak hebben ingepland is deze zichtbaar in de planning van Autoflex.
De afspraak kan je koppelen aan een monteur en inplannen door de afspraak te slepen naar 1 van de monteurs. 

Zodra je op een gemaakte afspraak klikt komt het volgende scherm naar voren:

In dit scherm kun je aangeven bij welke relatie de gemaakte afspraak hoort.
Als het een niet bestaande relatie is, kan je door middel van  de relatie meteen toevoegen. 

Zodra je de afspraak hebt gesleept naar een monteur, opent het werkorder scherm met de betreffende afspraak. Hier moet je de afspraak nog wel opslaan zodat deze definitief in de planning komt. 

Gerelateerde artikelen

Â