Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 18 Next »

Met de module Planning kan je afspraken inplannen en beheren. In één oogopslag zie je welke werkzaamheden gepland staan, bij welke monteur en of er een leenauto mee gaat of het een wachtende klant betreft. Bekijk ook onze instructievideo’s!

Interesse in de module Planning?
Mocht je deze module nog niet hebben, neem dan contact met ons op.

De Planning is een kalender die gevuld is met werkorders en andere planning items, zoals bijvoorbeeld verlofdagen.

Werkplaats → Planning

Tweede scherm

De planning wordt in een nieuw scherm geopend, vooral met een tweede monitor aan dezelfde computer is dit erg handig. Je kan zo snel schakelen tussen de werkorders van vandaag en de planning.

1.

Navigatie, geef hier aan welke dagen je zichtbaar wilt hebben in je planning

Hiermee ga je één periode terug in de Planning

Hiermee ga je één dag terug in de Planning

Hier kun je handmatig een datum ingeven om naartoe te gaan

Hiermee ga je terug naar de datum van vandaag

Hiermee ga je één dag verder in de Planning

Hiermee ga je één periode verder in de Planning

2.

Aanmaken van een nieuwe werkorder

Maak direct een nieuwe werkorder aan vanuit de werkorder

Werkorder aanmaken

Je kan snel een werkorder aanmaken door op het tijdvlak te klikken waarop je de werkorder wil inplannen. Je kan ook een periode selecteren.

3.

Aanmaken van een nieuwe werkorder

Sleep het aantal uur waarvoor je een Werkorder wil aanmaken of selecteer een knop

Reserveren van tijd

Vrije dag voor de werknemer

Vrije invoer

Ziek

  1. Klik aan hoeveel dagen je zichtbaar wilt hebben in de planning, keuze uit 14 dagen, 7 dagen, 5 dagen of 1 dag

  2. Monteurs die je kunt gaan inplannen.

  3. Orders die nog niet zijn gekoppeld aan één of meerdere monteurs worden onderin bij de monteur met het vraagteken. Je kunt een order toewijzen door deze te verslepen naar de betreffende monteur.

  4. Groene achtergrond geeft aan de uren die beschikbaar zijn bij de monteur(s)n. Deze werktijden worden ook gebruikt voor het berekenen van de capaciteit per dag (balk bovenaan, met de tekst uren beschikbaar: x).
    In principe is de capaciteit het verschil tussen het aantal beschikbare uren en afhankelijk van de instelling het aantal uren dat gepland is per werkorder of het aantal uren in de planning (dus lengte van de afspraak zoals getoond in de planning zelf).
    De beschikbare uren worden bepaald door:

    • De ingevoerde werktijden per monteur (hiervoor moet bij de medewerker wel de functie 'Monteur' aangevinkt zijn)

    • Als bij een monteur voor een dag aangegeven is dat hij ziek is of vrij, of als er uren zijn gereserveerd dan worden deze uren afgetrokken van het totaal aan beschikbare uren

    • Ook de uren ingepland onder 'Vrije invoer' worden afgetrokken van het aantal beschikbare uren

    • En als laatste worden ook de ingevoerde pauzes hiervan afgetrokken

Staat je personeel hier niet?

Staan je monteurs hier niet tussen? klik dan Hier voor uitleg over Rechten bij Personeel

4.

Weergave van het aantal dagen

Kies voor de weergave van het aantal zichtbare dagen in de planning, keuze:

14 dagen

7 dagen, hele week

5 dagen, werkweek

1 dag, voor alle detail informatie

Snel schakelen

Door op het dag label te klikken kun je snel schakelen tussen het overzicht van 1 dag en meerdere dagen

5.

Linker balk

In de linker balk staat de volgende informatie

A: De capaciteit voor de werkplaats

Deze regel kan worden verborgen, zie: Planning - instellingen

B: De monteurs
Alle werknemers die de rol monteur hebben, gesorteerd op: volgorde in planning

C: Geen monteur aanwezig op deze orders

D: Via de Online afspraken aangemaakt afspraken die klaar staan om ingepland te worden

E: De overige werknemers

Alle overige werknemers waarbij het vinkje:
Gesorteerd op verkorte naam

6.

Dag indeling

Groen

Actieve werktijd voor de monteur

Wit

Pauze of buiten werktijd werknemer

Grijs

Buiten werktijd van het bedrijf

Werkorder

Werkorder die ingeplant is

Order

Verkooporder die status: Rijklaar maken
of: Af te leveren
heeft

7.

Order item

Order item

  • Aanduiding voor vervangend vervoer

  • Kenteken

  • Korte omschrijving

8.

Tooltip

Tooltip

  • Omschrijving

  • Details van de order

Vanuit de planning kunnen er orders worden aangemaakt door bij de betreffende monteur met de muis te slepen. Hierbij kan ook de tijdsduur van de order worden bepaald.
Na het loslaten zal er een werkorder worden aangemaakt en geopend voor de gekozen monteur, begin en eindtijd. Deze kun je achteraf zowel in de werkorder als in de planning aanpassen door de order te verplaatsen naar een andere monteur of door op de afspraak te klikken en hier de tijden aan te passen.

Door met de rechtermuisknop op een order te klikken kan er gekozen worden om het voertuig aanwezig te melden of de order uit de planning te verwijderen.

Door met de linkermuisknop op een order te klikken word er aanvullende informatie getoond. Hier kun je bijvoorbeeld rechtstreeks de omschrijving, begin-en eindtijd, de orderomschrijving aanpassen, maar ook reparatiehistorie raadplegen, de werkorder printen of afspraakbevestiging mailen.

TIP: Gegevens monteur

 Door in de planning op de afbeelding van de monteur te klikken, wordt er een nieuw venster geopend met de gegevens van de betreffende medewerker/monteur.

TIP: Pauzes invoeren

Pauzes kun je invoeren via Onderhoud, zie Pauzes

Reserveren, vrije dag, vrije invoer of ziek

Dialoog voor: Reserveren, vrije dag, vrije invoer of ziek

De verschillende dialogen hebben alle 4 dezelfde opbouw, vul de volgende velden in

  1. Datum van

  2. Datum tot

  3. Soort, keuze uit: Reserveren, Vrije dag, Vrije invoer of ziek

  4. Personeelslid, kies 1 personeelslid

    1. of: Alle personeelsleden

  5. Omschrijving

Bestaande Reserveringen kunnen ook verwijderd worden.

Werkorder

Werkorder aanmaken

Maak een nieuwe werkorder, en vul de volgende velden

  1. Gekoppelde monteur

  2. Planning datum van

  3. Planning datum tot

  4. Relatie of Contant

  5. Voertuig of onbekend

  6. Omschrijving of vrije tekst

Werkorder bekijken of aanpassen

De werkorder details kun je in dit scherm bekijken en een aantal gegevens kun je ook aanpassen

  1. Gekoppeld voertuig

  2. Gekoppelde relatie

  3. Werkorder, gegevens

    1. Kleur van de omschrijving

    2. Omschrijving zelf

    3. Acties die uitgevoerd moeten worden

  4. Gekoppelde monteur(s)

    1. Met icoon: ‘prullenbak’ ontkoppel je de monteur

    2. met icoon: '+' voeg je een monteur toe

  5. Afspraak details

    1. De soort afspraak

    2. Halen / brengen informatie

    3. Vervangend vervoer, auto of fiets

  6. Plannings datum+tijd van

  7. Plannings datum+tijd tot

  8. Gekoppeld voertuig aan/af- wezig melden

  9. Historie van het gekoppelde voertuig

  10. E-mail sturen naar de gekoppelde relatie

Online afspraken

De online afspraken die binnen komen via de module online afspraken worden getoond in de planner, Dit is te zien in de linker kolom (zie 5 D), het rode icoon geeft aan hoeveel afspraken klaar staan.

Online afspraken lijst

Overzicht van alle online afspraken die klaar staan om ingepland te worden

  1. Selecteer 1 regel,

    1. De planning springt naar de datum van de afspraak

    2. De afspraak zelf opent, om deze om te zetten naar een werkorder

Online afspraken detail

Het bewerken van de online afspraak om deze om te zetten naar een werkorder

  1. Informatie zoals de klant de afspraak heeft aangemaakt

  2. Datum van de afspraak

  3. Kenteken

    1. '+' Als het een onbekende kenteken is dan kun je hier het voertuig direct aanmaken

    2. 'x' Verwijder koppeling tussen dit voertuig en deze afspraak

  4. Merk/Model

  5. Tellerstand

  6. Relatienummer

    1. ‘loep’ Zoek in alle bestaande relaties, zodra je een relatie kiest zal deze gekoppeld worden aan deze afspraak

    2. 'x' Verwijdere koppeling tussen deze relatie en dit voertuig

  7. Volledige naam

    1. ‘persoon' maak een nieuwe relatie aan op basis van deze ingevoerde NAW gegevens

  8. NAW gegevens

  9. Telefoon nummer

    1. '+' Dit telefoonnummer is nog niet bekend bij deze klant, hiermee voeg je dit nummer toe

  10. Omschrijving, zoals de klant deze heeft ingevoerd

  11. Relaties gevonden op postcode
    Alle relaties die gevonden zijn op de ingegeven postcode worden getoond, met het ‘link’ icoon kan deze relatie aan de afspraak gekoppeld worden.

De afspraak kan worden omgezet naar een werkorder, zodra alle gegevens zijn aangevuld en er een relatie en voertuig is gekoppeld.

Iconen in de planning

Wat betekenen de iconen in het planningsscherm?

Icoon

Iconen per afspraak

Vervangend vervoer niet van toepassing

Klant wacht

Klant terugbrengen en ophalen

Klant terugbrengen, klant haalt zelf op

Klant brengt, auto terugbrengen

Voertuig halen en brengen

Voertuig halen, klant haalt zelf op

Wisselen auto

Vervangend vervoer - voertuig

Vervangend vervoer - fiets

Afspraak maken via de Autoflex APP?

Instellingen per gebruiker

Daarnaast zijn er nog een aantal instellingen die per gebruiker apart ingesteld kunnen worden.
Deze instellingen kunnen via Instellingen → Personeelsleden → tabblad Planning worden gewijzigd.

Op tab Planning

  • Niet op de planning tonen → gebruiker wordt niet in de planning weergegeven.

  • Volgorde in planning → bepaalt de volgorde in de planning voor de gebruiker. Hier voer je simpel weg een nummer in. 

  • Planning in apart venster →  opent de planning in een nieuw venster zodat deze op bijvoorbeeld een 2e beeldscherm weergegeven kan worden. Als je dit aanzet wordt de planning beeldvullend getoond.

Globale instellingen

In het instellingen scherm is een tabblad Planning.

  • Weergave vanaf → planning starttijd.

  • Weergave tot → planning eindtijd.

  • Zaterdag niet tonen → zaterdag wel of niet tonen in de planning.

  • Zondag niet tonen  → zondag wel of niet tonen in de planning.

  • Toon capaciteit → toont op de 1e rij een rode of groene balk met daarin het aantal uren dat nog ingepland kan worden.

  • De manier van capaciteit berekenen: aan de hand van uren in de planning zelf of aan de hand van de aantal ingevoerde uren op tab invoer van de werkorder.

Gerelateerde artikelen


  • No labels