Autoflex 9 - ROB-EF (elektronisch factureren)

Bekijk ook onze instructievideo’s: Werkplaats module en Inkoop en Verkoop module.

Interesse in de ROB koppeling?
Mocht je deze koppeling nog niet hebben, klik hier om contact met ons op te nemen.

Wat is ROB?

Het systeem voor de administratieve communicatie tussen leasemaatschappij en leverancier op het gebied van Reparatie, Onderhoud, Banden en Vervangend Vervoer.

ROB staat voor Reparatie Onderhoud, Banden en vervangend vervoer. Hiermee kunnen garagebedrijven communiceren met leasemaatschappijen over facturen die de garagebedrijven maken aan de leasemaatschappijen zonder iedere keer te moeten bellen met de leasemaatschappij. Voor meer informatie ga naar: ROB NET.

Instellingen

Om de koppeling te maken is een token nodig, deze kan in de site van het ROB door het garagebedrijf worden opgevraagd. Op dit moment ondersteunen we alleen de REST API.

Stap 1: Token opvragen

Stap 1: Token opvragen

ROB portaal → Instellingen → Pakketkoppeling

Stap 2: Token toevoegen in Autoflex

Stap 2: Token toevoegen in Autoflex

Dit token wordt in Autoflex bij het menu Extra→ Opties → tabblad Communicatie ingevoerd. Ook wordt hier het deelnemersnummer van het garagebedrijf en de URL van de inlogpagina van het ROB ingevoerd.

Werkwijze

Het garagebedrijf maakt de order aan in Autoflex, noteert het ordernummer en start de ROB pagina op.
Hier wordt ook een order aangemaakt een zogenoemde “Werkopdracht“.

Voorbeeld overzicht aanvragen

Voorbeeld overzicht aanvragen

Nieuwe werkopdracht aanmaken

Nieuwe werkopdracht aanmaken

Door op de knop werkopdracht te klikken wordt het bovenstaand scherm getoond:

Hierin voert het garagebedrijf het kenteken, meldcode en tellerstand van het voertuig in en het werkbonnummer uit Autoflex (ordernummer).
Als deze gegevens zijn ingevoerd klikt het garagebedrijf op de knop “reparatie en onderhoud” of “banden”.

Dan kan de werkopdracht verder ingevoerd worden door “activiteiten“ te selecteren.
Per activiteit moeten een aantal dingen worden geselecteerd en een bedrag (exclusief BTW) ingevoerd worden.
Belangrijk is dat het totaal van de activiteiten gelijk is aan het totaal van de order in Autoflex.

Als de werkopdracht volledig is ingevoerd, wordt er akkoord aangevraagd bij de leasemaatschappij. De werkopdracht is nu klaar om beoordeeld te worden door de leasemaatschappij.

Op het tabblad Algemeen wordt het vinkje gezet bij ROB meld.

Het nummer van de werkopdracht ingevoerd bij het tabblad instellingen in het detail van de order.

Status ROB

In het overzicht van de orders kan de status van de huidige order of van alle openstaande orders worden opgevraagd.

Dialoog status ROB
Huidige order niet factureerbaar
Alle orders
Huidige order factureerbaar
Alle orders

Nadat de leasemaatschappij de werkopdracht akkoord heeft bevonden, kan deze verwerkt worden naar een factuur. In de verwerking wordt er eerst gecontroleerd of de order kan worden gefactureerd.

De order is factureerbaar
Factuur geaccepteerd
Status ROB site

Hierna is de order gefactureerd en zijn er verder geen handelingen nodig.