Automatische e-mails verstuurd, wanneer en hoe laat?

Wanneer en hoe laat worden de automatische e-mails verstuurd vanuit Autoflex?

Overzicht

Hieronder een overzicht van alle automatisch verzonden emails.

*1 - Alleen als er ook opvolg emails zijn verstuurd

*2 - De automatische herinnering e-mails voor de werkplaatsorders worden alléén verzonden wanneer aan onderstaande criteria wordt voldaan:

• Aan de werkplaats order moet een relatie zijn geselecteerd

• Bij de relatie moet een voorkeur e-mail adres zijn ingesteld. Er wordt altijd naar één e-mail adres een herinnering mail verzonden

• Bij de relatie moet toestemming voor mailing zijn gegeven voor de datum van vandaag of eerder

• Bij de instellingen, tabblad beheer, e-mail sjablonen, moet een sjabloon zijn toegevoegd, selecteer in het sjabloon bij standaard voor  WERKORDER - AFSPRAAKHERINNERING of STANDAARD EMAIL

• Op de achtergrond draait een Job die met een interval van vijf minuten de  afspraakherinnering e-mails klaarzet die verzonden moeten worden.

• Bij instellingen, tabblad planning, kan het aantal dagen voor de afspraakherinnering worden ingesteld.

• Wanneer het aantal dagen voor de afspraak niet is ingevuld, dus ook geen 0, dan wordt er geen afspraakherinnering verzonden.

• Wanneer het aantal dagen voor de afspraak staat ingesteld op 0 dagen, dan zal de afspraakherinnering op dezelfde dag als de afspraak worden verzonden.

• Wanneer het aantal dagen voor de afspraak staat ingesteld op 1 dag of meer, dan zal de afspraakherinnering 1 dag of meerdere dagen voorafgaand aan  "planning start datum" worden verzonden.

• Er  kan een tijd worden ingesteld waarop de afspraakherinnering verzonden wordt, deze instelling is optioneel.

• Is er geen tijd ingesteld dan wordt de afspraakherinnering om 07:00u verzonden.

• Is er een andere tijd ingesteld dan wordt de afspraakherinnering op dat ingestelde tijdstip verzonden.

• Als de ingestelde tijd voor het verzenden van de afspraak herinnering is verstreken en een order wordt toegevoegd, en op basis van de order plandatum de afspraak herinnering vandaag verzonden had moeten worden, dan zal de afspraak herinnering binnen 5 minuten worden verzonden.

• Wanneer de afspraak wordt gewijzigd naar een andere datum of tijd, dan zal er niet opnieuw een afspraakherinnering worden verzonden.

*3 - Voor meer informatie over het opvolgen zie: Opvolgen

Voorbeeld

Een praktijk voorbeeld over de werking:

1. Er wordt een herinnering verstuurd op moment van de instelling bv om 7.00 uur, 1 dag voor de afspraak.  BV een afspraak op 20-2 krijgt een herinnering op 19-2 om 7.00 uur.

2. Als er een herinnering is verstuurd op een order, wordt er bij een wijziging van de order niet opnieuw een herinnering verstuurd.

3. Als er nog geen herinnering is verstuurd op een order, en de order wordt zodanig gewijzigd dat die volgens de instelling een herinnering moet krijgen, wordt die alsnog verstuurd, hierbij wordt geen rekening gehouden met de tijd van instelling, dit wordt elke 5 minuten gecontroleerd, en daarna direct verstuurd . BV een afspraak van 22-2 die nog geen herinnering heeft gehad wordt gewijzigd naar 20-2 starttijd 9:00 uur. De wijziging vindt plaats om 9:53 op 19-2. Ook als is de instellingstijd van 7:00 uur al verstreken, de herinnering wordt wel verstuurd op 19-2 om 9:55 uur.

Gerelateerde artikelen