Troubleshooten e-mail problemen voor Autoflex 9

Problemen met het mailen vanuit Autoflex?
Hoe kun je GMail of Office365 goed instellen als de klant geen e-mail ontvangt?

Algemeen

Het belangrijkste is om snel uit te sluiten of de verstoring door Autoflex is veroorzaakt of dat deze aan de kant van de klant/e-mail provider speelt. Als de storing door de Autoflex software is veroorzaakt dan heeft dit al snel een grote impact en zal een dergelijke melding als “blokker” worden aangemaakt en snel worden verholpen.

Troubleshooten

Analyse aan de hand van deze vragen

1. Heeft het eerder wel gewerkt?
Als het mailen eerder wel heeft gewerkt is er recent iets veranderd in de situatie waardoor het niet meer werkt. Het is nu tijd om verder uit te zoeken wat de verandering is geweest waardoor de functionaliteit is weg gevallen. Als het niet eerder heeft gewerkt controleren we de instellingen.

2. Sinds wanneer werkt het niet meer?
Door te achterhalen sinds wanneer het niet meer werkt kun je een chronologisch startpunt verwerven om een onderzoek of analyse te starten, hiermee sluit je dus alle mogelijke oorzaken voor het startpunt uit. Dit is een belangrijk stuk informatie om zo de scope van het probleem te verkleinen.

Als het mailen bijvoorbeeld sinds gisteren niet meer werkt is het makkelijker om te kijken naar onze release notes om hier naar recente veranderingen te zoeken die mail functionaliteit kunnen verstoren, na te vragen over veranderingen binnen onze eigen infrastructuur (of bij partners) of aan de klant te vragen of er recent inloggegevens zijn aangepast of wellicht aan de mailprovider/systeembeheerder of er aan die kant aanpassingen zijn gemaakt die tot de verstoring kunnen leiden.

3. Wat is er veranderd tussen de periode wanneer het nog wel werkte?
Hoe beter we het moment van het probleem weten hoe sneller we kunnen controleren of het te maken heeft met nieuwe software.

Mail log bekijken in Autoflex 9

Vanuit het maillog kun je vaak snel achterhalen wat de mogelijke oorzaak is, zoals foutieve inloggegevens of een server die niet bereikbaar is. Omdat verschillende mailservers dezelfde fout anders kunnen omschrijven en deze meldingen dus ook weer met andere verwoording in Autoflex terecht kunnen komen is hier niet een standaard lijstje voor maar zal je het per geval moeten bekijken.

Microsoft (exchange/office365) geeft vaak in de logging URL’s terug die verwijzen naar documentatie om het issue op te lossen maar je kan altijd ook via google zoeken naar de foutmelding om er via deze manier achter te komen wat de fout precies betekend en hoe je een oplossing kan bedenken.

Nadat je de logging hebt gevonden en bekeken kun je het beste zoeken naar de SMTP foutcode (zie SMTP foutcodes in dit document voor algemene info over de foutcodes in de maillogging). Achter de SMTP foutcode staat een generieke tekst van de mailprovider die beschrijft waar de fout mogelijk door is veroorzaakt. Het beste wat je nu kan doen als je de foutcode met uitleg hebt gevonden, is deze tekst kopiëren en hierop zoeken in google. Probeer eerst te begrijpen wat de oorzaak is en v