Troubleshooten e-mail problemen voor Autoflex 9

Problemen met het mailen vanuit Autoflex?
Hoe kun je GMail of Office365 goed instellen als de klant geen e-mail ontvangt?

Algemeen

Het belangrijkste is om snel uit te sluiten of de verstoring door Autoflex is veroorzaakt of dat deze aan de kant van de klant/e-mail provider speelt. Als de storing door de Autoflex software is veroorzaakt dan heeft dit al snel een grote impact en zal een dergelijke melding als “blokker” worden aangemaakt en snel worden verholpen.

Troubleshooten

Analyse aan de hand van deze vragen

1. Heeft het eerder wel gewerkt?
Als het mailen eerder wel heeft gewerkt is er recent iets veranderd in de situatie waardoor het niet meer werkt. Het is nu tijd om verder uit te zoeken wat de verandering is geweest waardoor de functionaliteit is weg gevallen. Als het niet eerder heeft gewerkt controleren we de instellingen.

2. Sinds wanneer werkt het niet meer?
Door te achterhalen sinds wanneer het niet meer werkt kun je een chronologisch startpunt verwerven om een onderzoek of analyse te starten, hiermee sluit je dus alle mogelijke oorzaken voor het startpunt uit. Dit is een belangrijk stuk informatie om zo de scope van het probleem te verkleinen.

Als het mailen bijvoorbeeld sinds gisteren niet meer werkt is het makkelijker om te kijken naar onze release notes om hier naar recente veranderingen te zoeken die mail functionaliteit kunnen verstoren, na te vragen over veranderingen binnen onze eigen infrastructuur (of bij partners) of aan de klant te vragen of er recent inloggegevens zijn aangepast of wellicht aan de mailprovider/systeembeheerder of er aan die kant aanpassingen zijn gemaakt die tot de verstoring kunnen leiden.

3. Wat is er veranderd tussen de periode wanneer het nog wel werkte?
Hoe beter we het moment van het probleem weten hoe sneller we kunnen controleren of het te maken heeft met nieuwe software.

Mail log bekijken in Autoflex 9

Vanuit het maillog kun je vaak snel achterhalen wat de mogelijke oorzaak is, zoals foutieve inloggegevens of een server die niet bereikbaar is. Omdat verschillende mailservers dezelfde fout anders kunnen omschrijven en deze meldingen dus ook weer met andere verwoording in Autoflex terecht kunnen komen is hier niet een standaard lijstje voor maar zal je het per geval moeten bekijken.

Microsoft (exchange/office365) geeft vaak in de logging URL’s terug die verwijzen naar documentatie om het issue op te lossen maar je kan altijd ook via google zoeken naar de foutmelding om er via deze manier achter te komen wat de fout precies betekend en hoe je een oplossing kan bedenken.

Nadat je de logging hebt gevonden en bekeken kun je het beste zoeken naar de SMTP foutcode (zie SMTP foutcodes in dit document voor algemene info over de foutcodes in de maillogging). Achter de SMTP foutcode staat een generieke tekst van de mailprovider die beschrijft waar de fout mogelijk door is veroorzaakt. Het beste wat je nu kan doen als je de foutcode met uitleg hebt gevonden, is deze tekst kopiëren en hierop zoeken in google. Probeer eerst te begrijpen wat de oorzaak is en vervolgens kun je naar oplossingen zoeken die al eerder zijn toegepast door andere mensen.

Hieronder een voorbeeld van een SMTP foutmelding waarbij de foutcode en foutomschrijving zichtbaar zijn. In de foutmelding is ook een URL meegegeven waarin wordt uitgelegd hoe je het probleem kan oplossen.

• 535 5.7.139 Authentication unsuccessful, SmtpClientAuthentication is disabled for the Tenant. Visit http://aka.ms/smtp_auth_disabled for more info.

  Goede bronnen voor uitleg en oplossingen zijn de support pagina’s van de MBP’s (mail box providers) of forums beheert door Microsoft, Google of Stackoverflow.

• Autoflex 9 vanuit de applicatie:
  1. Open het maillog in Autoflex 9 via extra > opties > email / outook
  2. Verstuur een test mail en klik vervolgens op “mail log openen”

• Autoflex 9 vanuit de map admin001/log:
  1. Open de map admin001/log en zoek hier naar het bestand maillog.txt
  Controleer wel of de mail log relevant is door naar de datum te kijken wanneer het bestand voor het laatst is geüpdatet.

Verifiëren of ingestelde mail accountgegevens in Autoflex juist zijn

Je kan de inloggegevens verifiëren door simpelweg de eindgebruiker in te laten loggen in zijn of haar eigen mail account via de webbrowser (bijvoorbeeld gmail.com of outlook.com / sign in).

Het SMTP server adres, poort nummer en versleuteling kun je vaak vinden op een support pagina van de mailprovider zelf. Zoek hiervoor via google naar “smtp [mail provider naam]”.

Zodra alle juiste account gegevens zijn verzameld voer je die in bij Autoflex en probeer je nog eens te mailen of een test mail te verzenden.

Mailen met een test e-mail account vanuit Autoflex 9

Door met een test mailaccount een mail te versturen kun je de Autoflex software uitsluiten. Hierbij kun je dus aangeven aan de klant dat de software goed is en dat mailen met een ander account wel werkt. We leggen hierbij de verantwoordelijkheid voor het oplossen voor het issue terug bij de persoon of partij die de mail beheert.

Autoflex 9 lokaal/online:
Bij een Autoflex 9 installatie (lokaal / client-server / terminalserver) kunnen er meerdere factoren zijn die het mailverkeer kunnen verstoren, denk hierbij bijvoorbeeld aan een niet goed werkende internetverbinding, netwerkinfrastructuur of internetbeveiliging zoals webfilters en firewalls maar ook verkeerde geconfigureerde mailaccounts.

Vanuit de servicedesk hoeven we niet aan te tonen waar in het netwerk, de installatie of mailaccount de verhindering zit maar door simpelweg te testen met een test account die op je eigen pc wel werkt kunnen we in ieder geval wel aantonen dat buiten omgeving van de klant het mailen met hetzelfde account wel werkt.

SPF records, DKIM, Blacklist en SMTP serveradres controleren

SPF uitleg:

SPF, ofwel Sender Policy Framework, wordt gebruikt om de afzender van een e-mail te verifiëren. Met een SPF-record kunnen Internet Service Providers controleren of een mailserver geautoriseerd is om e-mails te versturen voor een specifiek domein. Een SPF-record is een DNS TXT-record dat een lijst van de IP-adressen bevat die namens een domein e-mails mogen versturen.

In sommige gevallen moet het SPF record worden aangepast zodat de betreffende mailserver kan herkennen dat er autorisatie verleent is voor het mailaccount die de mailopdracht afgeeft, dat er mail vanaf een bepaald IP adres verzonden mag worden.

Open

MXtoolbox om het SPF record te controleren

In de lichtrode regel onder de blauwe banner zien we een voorbeeld SPF record:

v=spf1 a ptr mx include:turbo-smtp.com include:spf.solcon.nl include:_spf.atlassian.net include:_spf.troublefree.nl include:_spf.google.com a:mail.solcon.nl ~all

De prefix ~ en type all in het spf record betekenen dat het overeenkomt met alles, en in dit geval is het resultaat een SoftFail voor alles wat op dit punt komt. In dit geval betekent ~all in bovenstaand SPF record dat de host de mail moet accepteren maar wel moet markeren als een fail: Mail kan dus verstuurd worden van andere IP adressen maar kan als verdacht worden gemarkeerd wat op den duur mogelijk wel voor problemen kan zorgen. Wanneer er zakelijk veel vanaf een bepaalde machine gewerkt wordt dan is het advies om hier altijd een regel voor aan te maken met een “+ Pass” mechanisme zodat er probleemloos mail verzonden kan worden.

Hieronder meer uitleg over de verschillende prefixes:
+ Pass, een IP die overeenkomt met een mechanisme met deze kwalificatie zal SPF passeren. - Mislukt, een IP-adres dat overeenkomt met een mechanisme met deze kwalificatie zal SPF mislukken. ~ SoftFail, een IP die overeenkomt met een mechanisme met deze kwalificatie zal resulteren in een SPF soft fail, wat betekent dat de host de e-mail moet accepteren, maar deze moet markeren als een SPF-fout. Een softfail kan ook geinterpreteerd worden als: geaccepteerd maar wel verdacht.
? Neutraal, een IP die overeenkomt met een mechanisme met deze kwalificatie zal SPF niet doorstaan ​​of falen.

Voor de servicedesk is het dus belangrijk om naar de prefix en de values te kijken in de SPF records van het mailaccount bij de wat meer “complexe” mail issues om zo snel te schakelen en eventueel de mailbeheerder aan te duiden waar het probleem ligt.

Voor vervolg documentatie zie: https://www.youtube.com/results?search_query=mxtoolbox

• Autoflex documentatie: Email/SMTP instellingen | DKIM problemen

• MXtoolbox: https://mxtoolbox.com/

Mail issues met een Gmail account

Wanneer je hebt uitgesloten dat er foutieve accountgegevens zijn ingevoerd en je met het Gmail test account wel kan mailen kun je binnen het Gmail account van de eindgebruiker nog controleren of er toestemming is voor het mailen vanuit een externe applicatie.

Open hiervoor de volgende URL’s:

https://myaccount.google.com/security
Tik op deze pagina aan dat minder veilige apps toestemming hebben om te mogen mailen.

Open

https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha
Na het invoeren van deze URL wordt onderstaande screenshot zichtbaar.

Na het aanpassen van de hierboven beschreven instellingen moet er opnieuw worden getest met het mailen vanuit Autoflex.

Mail issues met een MS Office365 account

Om ervoor te zorgen dat het e-mailen met Office365 goed gaat moeten de volgende stappen worden doorlopen

1. Controleren of SMTP staat uitgeschakeld voor uw office365, deze dan aanzetten, via dit stappenplan: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission

2. Controleer de juiste SMTP gegevens via deze tabel: https://support.microsoft.com/nl-nl/office/pop-imap-en-smtp-instellingen-8361e398-8af4-4e97-b147-6c6c4ac95353

Als deze melding in het log staat, nogmaals stap 1 goed doorlopen

Office365 Connector voor e-mail

!@# TODO
Microsoft site: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/mail-flow-best-practices/how-to-set-up-a-multifunction-device-or-application-to-send-email-using-microsoft-365-or-office-365

Hoe zet je een Office 365 smtp relay connector op?

Log in bij Officer365 admin,
Zoek je MX record gegevens op bij de Domain instellingen.
Vaak is dit: jouwbedrijf-nl.mail.protection.microsoft.nl
Ga naar de Mailflow en klik op Connectors
Voeg een nieuwe connector toe met +.

Selecteer: van Your organisation, Naar: Office 365

Stel een naam en omschrijving in, bijvoorbeeld : mail connector.
De omschrijving is niet nodig en de standaard aangevinkte boxen staan goed.

Stel in dat je je wilt identificeren via ip adressen:

Voeg voor Autoflex de voglende IP adressen toe:
www.autoflex10.vip → 128.199.37.241
www.autoflex10.nl → 84.241.184.27
www.autoflex10.eu → 188.166.71.68

Klik op volgende om door te gaan, en Save om op te slaan.

Stel nu in Autoflex als SMTP adres jouw MX adres in : jouwbedrijf-nl.mail.protection.microsoft.nl
Kies poort 25, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in.

Test nu de account door een mail te sturen naar een extern adres, bijvoorbeeld je eigen gmail account.

Mail issues met een MS Exchange account

Om ervoor te zorgen dat het e-mailen met MS Exchange goed gaat moeten de volgende stappen worden doorlopen

1. Controleren of SMTP authenticatie aan staat? Volg dit stappenplan: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission

2. Controleer de juiste SMTP gegevens via deze tabel: https://support.microsoft.com/nl-nl/office/pop-imap-en-smtp-instellingen-8361e398-8af4-4e97-b147-6c6c4ac95353

Mail issues met een VWE Exchange account

VWE biedt e-mail aan voor garagebedrijven. De beveiliging van de e-mail is verder aangescherpt: Het is standaard niet meer mogelijk om e-mails te verzenden via SMTP. VWE geeft aan dat je gebruik moet maken van het exchange protocol, wat standaard beschikbaar is in Outlook. Echter in Autoflex 9 wordt dit niet ondersteund, hier moet gebruik worden gemaakt van SMTP.

SMTP kan wel worden gebruikt wanneer er contact wordt opgenomen met VWE, vraag of zij een connector willen toevoegen in de e-mail configuratie. Hierbij moet het IP adres van het garagebedrijf worden doorgegeven. Ga naar www.WatIsMijnIP.nl voor het IP adres. Er kan vervolgens alleen e-mail worden verzonden vanuit Autoflex 9 vanaf deze internetaansluiting/locatie.

Het verzenden van een e-mail vanuit Autoflex9 kan als volgt worden getest:

• Ga naar: extra → opties → tabblad e-mail

• Het volgende moet worden ingesteld:
  Voorbeeld 1 SMTP adres: info@xxx.nl wordt xxx-nl.mail.protection.outlook.com
  Voorbeeld 2 SMTP adres: info@xxx.nl wordt xxx-nl.mail.protection.outlook.com
  SMTP poort: 25
  Geen versleuteling (TLS zou moeten werken dit kan je proberen)
  Geen gebruikersnaam en geen wachtwoord
  Van e-mail adres wordt dan info@xxx.nl

• Klik op verzend test e-mail vanuit Autoflex 9

Als de test e-mail niet kan worden verzonden controleer dan de getoonde log. Het kan zijn dat e-mail verzenden nog is geblokkeerd, je ziet dan de volgende tekst opgenomen in de log:

Oplossing: Ga naar Delist IP - Delist IP , vul het e-mail adres en IP adres in waarvan je mailt, er wordt een mail voor bevestiging gestuurd naar het e-mail adres wat je hebt ingesteld, daarna moet je 30 minuten wachten voordat de blokkade is verwijderd en je weer kunt mailen.

Workarounds

Workaround om het PDF document, zoals de factuur, toch te kunnen versturen:

PDF via eigen e-mail programma versturen

Voor Autoflex 9 en Autoflex 10 is het altijd wel mogelijk om de PDF bijlage te downloaden en deze dan weer via een extern mailprogramma te mailen. Hierbij kan de eindgebruiker het mailaccount openen in de webbrowser en dus via het zelfde mailaccount mailen als zij gewend zijn.

E-mailen via Turbo-SMTP

Autoflex kan ook tijdelijk de klant laten e-mailen via ons eigen mailaccount met turbo-smtp. Deze optie stellen wij alleen voor als de e-mail provider zelf niet tot een oplossing kan komen. Wij zijn geen mailprovider en wij kunnen ook geen support geven op issues binnen het mailaccount van de eindgebruiker zelf, wanneer de eindgebruiker via turbo-smtp gaat mailen is dit op basis van best effort.

SMTP foutcodes en mogelijke oplossingen

Bron: https://serversmtp.com/smtp-error/